Fast 20 Jahre sind vergangen, seit Dr. Peter Müller, gegenwärtig Abteilungsleiter im Landesarchiv Baden-Württemberg, in einem Artikel im Archivar konstatierte, dass eine Reflexion über Methoden und Ziele archivischer Erschließung in der deutschen Archivlandschaft bislang nur rudimentär stattgefunden hätte (Müller 2005: 6). Dass rasanter technischer Fortschritt in Kombination mit finanzieller und personeller Ressourcenknappheit diesen Zustand inzwischen radikal verändert hat, spiegelt sich jüngst in der Schwerpunktsetzung zahlreicher Diskussionsforen wider. Vom 23. Sächsischen Archivtag 2019 über den 80. Südwestdeutschen Archivtag 2021, den 5. Berliner Archivtag 2022 bis hin zum 26. Brandenburgischen Archivtag 2024 – sie alle suggerieren mit Formeln wie Erschließung „2.0“, „im Umbruch“, „Neue Wege“ oder „zwischen Bergen und Tiefen“, dass ordentlich Bewegung in Theorie und
Praxis dieser archivischen Kernkompetenz gekommen ist. Seien es Diskussionen über die Anreicherung von Verzeichnungseinheiten mit Normdaten, die Einführung neuer Erschließungsstandards oder den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), ein Terminus ist dabei stets wie selbstverständlich in aller Munde: die Erschließungstiefe. Sprachlich eingegrenzt durch die adjektivische Polarität von „flach“ und „tief“, soll sie Hinweise auf die Inhaltsdichte archivischer Verzeichnung liefern. Doch was ist mit dieser ominösen Tiefe eigentlich genau gemeint? Wie und von wem wurde und wird sie definiert? Welche Faktoren beeinflussen sie? Inwiefern ist sie Teil des allseits konstatierten Wandels auf dem Feld der Erschließung? Dieses Essay begibt sich auf die Spuren eines schillernden Begriffs und seiner Geschichte und zeigt, dass hinter ihm weit mehr steckt als die bloße Abbildung einer Datenqualität!
Erschließung und Erschließungstiefe — eine definitorische Tiefenbohrung
Die Bereitstellung von Daten und Informationen für Nutzer durch das Archiv als unparteiischer Dienstleister gehört längst zum festen archivischen Wertekanon. Eine zentrale Voraussetzung hierfür ist die Erschließung, also Ordnung und Verzeichnung, der verschiedenen Unterlagenarten sowie ihre anschließende Präsentation. Die Erschließungstiefe bezeichnet in diesem Kontext sowohl eine Zustandsbeschreibung als auch eine Zielsetzung, deren Erreichen entweder strategisch geplant oder intuitiv erfolgen kann. Der Begriff ließe sich theoretisch auf verschiedene Arbeitsschritte des Erschließungsprozesses anwenden. In einem ersten Schritt ist also zu klären, auf welchen Kontext er angewendet werden kann und in einem zweiten Schritt, welche Wertungskategorien er beinhaltet.
Wenn eine Ordnung bzw. Klassifizierung innerhalb der Tektonik auf einer bestimmten hierarchischen Ebene endet, eine Bestandsebene beispielsweise keine weiteren Teilbestände mehr enthält, kann sie durchaus als „flach erschlossen“ bezeichnet werden. Die Verzeichnung eines einzelnen Archivales durch Einzelblatterschließung könnte hingegen als „tief erschlossen“ gelten. Wenn also von Erschließungstiefe gesprochen wird, muss zunächst der archivarische Arbeitsschritt von Ordnung und Verzeichnung genau spezifiziert werden, um den Kontext der Anwendung zu verdeutlichen. Allerdings wird eine derartige Unterscheidung in der diskursiven Praxis archivischer Debatten gar nicht erst unternommen – den Fokus bildet eindeutig die Verzeichnung (Rübenstrunk 2001; Haberer/Rügge 2020; Uhde 2023).
Damit enden definitorische Unschärfen jedoch nicht: Die mit der Erschließungstiefe verbundenen Wertungen „tief“ und „flach“ gelten als Indikatoren für den Grad bzw. die Intensität einer Erschließungsdichte des Archivguts. Aber wann ist eine Erschließung bzw. Verzeichnung als „tief“ oder „flach“ zu kategorisieren? Wie ist die Grenzziehung zwischen beiden Bereichen definiert? Innerhalb der Archivarszunft scheint sich ein stiller Konsens darüber etabliert zu haben, dass eine „flache Erschließung“ die Angabe von Signatur, Titel, Laufzeit, Aktenzeichen und ggf. einer Schutzfrist beinhaltet. Diese Definition beschreibt Mindeststandards, die eine Nutzung nach Aufnahme in das Archiv zeitnah gewährleisten sollen. Eine Angabe weiterführender Erschließungs- und Inhaltsinformationen wird, üblicherweise unter Verweis auf den Enthält-Vermerk des einzelnen Archivales, als „tiefe Erschließung“ bezeichnet.
Obwohl die technische Entwicklung mittlerweile eine Vielzahl von Möglichkeiten offeriert, komplexere Archivgutverzeichnungen abzubilden, ist eine begriffliche Schärfung bzw. Abstufung bislang unterblieben. Je nach Beschaffenheit des Archivinformationssystems ließe sich durch nachträgliche, sukzessive Datenanreicherungen in immer wieder neue definitorische (Un-)Tiefen vorstoßen, die weder Minimum noch Maximum kennen. Schließlich ist die gewagte Frage angebracht, ob es auch ein Zeichen von Tiefe wäre, abzubilden, was bezogen auf die jeweilige abgebende Stelle nicht ins Archiv gelangt ist.
Bereits etablierte Beschreibungen des diametralen Kategorisierungspaares scheinen jedenfalls den kleinsten gemeinsamen und praktikabelsten Nenner in der deutschen Archivlandschaft abzubilden: Alles über die Mindeststandards zur adäquaten Archivgutnutzung hinaus ist „tief erschlossen“. Fest steht, eine einheitliche und verbindliche Definition von Erschließungstiefe und ihrer Beschaffenheit existiert nicht. Und sie kann es auch nicht, da die Bezugsgrößen — „flach“ oder „tief“ gemessen an was? — beliebig austauschbar und wandelbar sind.
Jedes Archiv muss individuell eigene Vorgaben und Zielsetzungen entwerfen und diese in die hauseigenen Erschließungsrichtlinien einpflegen. Üblicherweise orientieren sich diese zwar am internationalen Standard ISAD (G), Bestimmungen zur Erschließungstiefe können aber offengelassen werden, oder je nach Unterlagenart variieren, wie folgende Beispiele verdeutlichen. So findet sich in den 2015 überarbeiteten „Richtlinien für die Erschließung von Schriftgut“ des Bundesarchivs für den Bereich VI und SAPMO keine Tiefenvorgabe, der Enthält-Vermerk wird hier als Option aufgeführt. Im Zusatz über personenbezogenes Schriftgut wird jedoch erwähnt, dass die Tiefe für jeden Bestand anhand der fachlichen Erfordernisse in Abhängigkeit von der Relevanz und der Benutzungshäufigkeit festzulegen ist. Diese Festlegung der personenbezogenen Detailinformationen sollte möglichst vor der Erschließung erfolgen. Die Richtlinie des Stasi-Unterlagen-Archivs von 2005ff. gibt vor, dass die Intensität der Verzeichnung „dem Wert der Verzeichnungseinheit angemessen“ zu bestimmen ist. Konkretisiert wird dies durch zahlreiche Anweisungen über zu erfassende Informationen für verschiedenste Unterlagenarten. Zusätzlich erfolgte bis 2009 die verpflichtende Vergabe eines Deskriptors pro Verzeichnungseinheit für zentrale Inhalte, basierend auf unterschiedlichen Registertypen und einem Thesaurus. Die Verzeichnungsrichtlinie des Hessischen Landesarchivs von 2020 gibt allgemeine Mindeststandards vor, die Signatur, Titel und Laufzeit umfassen und je nach Unterlagenart um weitere erforderliche Angaben ergänzt werden. Über eine „flache Erschließung“ hinaus wird ebenfalls auf die Orientierung an „Wert und Bedeutung eines Bestandes“ in Abhängigkeit von den zur Verfügung stehenden Ressourcen verwiesen. Als Ziel wird ein angemessenes Verhältnis „zwischen Erschließungsaufwand und Auswertungsnutzen“ definiert. Frei von Vorgaben und Empfehlungen verbleibt die Option, dass Tiefe durchaus auch aus einem Bauchgefühl oder der Intuition heraus bestimmt werden kann.
Genannte Definitionen wurden ausschließlich von der archivarischen Seite formuliert. Es bleibt zu betonen, dass die Bewertung der jeweiligen Erschließungstiefe eine Perspektivenfrage ist. Für einen Archivar kann die Erschließung im Rahmen der Möglichkeiten, die das jeweilige Archivinformationssystem bietet, „tief“ sein. Wenn ein Nutzer trotz Recherche und Möglichkeit der Akteneinsicht für ihn relevante und entscheidende Informationen im Enthält-Vermerk oder anderweitig vermisst, kann das Urteil „zu flach“ gefällt werden. Eine Diskrepanz in der Wahrnehmung von Erschließungstiefe zwischen Archivar und Nutzer ist ein bedeutender Aspekt, den es zu bedenken gilt. Denn am Ende ist der Nutzer — unter Wahrung von Recht und Ressourcen — König!
Die generelle definitorische Deutungsoffenheit auf dem Gebiet der Erschließungstiefe wird und wurde von bestimmten Faktoren beeinflusst und geformt. Erwähnter Artikel von Dr. Peter Müller gibt einen konzisen Einblick in diese Geschichte der archivischen Erschließungspraxis und -tiefe. Hiermit verdeutlicht er sowohl deren Wandlungsfähigkeit als auch die ihrer jeweiligen Einflussfaktoren. Die Entwicklung von Erschließung(stiefe) in den Fokus zu nehmen, heißt nicht zuletzt, sich auf historische Spurensuche nach dem archivischen Selbstverständnis zu begeben.

Erschließungstiefe als Spiegelbild des archivischen Selbstverständnisses und seiner Einflussfaktoren im historischen Wandel
Im Alten Reich (1500–1800) richteten sich die Erschließungsaktivitäten zunächst am Primärzweck der archivischen Institution aus, der in der Rechtssicherung für Herrschaftseliten lag. Spezialrepertorien präsentierten Erschließungsinformationen angereichert durch Indizes, welche auf Personen, Orte und Sachen verwiesen, um Dokumente für Rechtsstreitigkeiten effizient vorhalten zu können. Auch Einzelblattverzeichnungen waren keine Seltenheit, wurden aber erst mit Beginn des 19. Jahrhunderts zum Regelfall.
Archivare betrachteten nun ein fachwissenschaftliches Publikum, vor allem Mediävisten, als ihre Hauptzielgruppe. Dies hatte zur Folge, dass ein großes Augenmerk auf die intensive Verzeichnung von Urkunden gelegt wurde, während die deutlich jüngeren Aktenbestände ein Nischendasein fristeten. Zudem orientierte sich die Erschließungstiefe nun stärker als zuvor an den persönlichen Forschungsinteressen und Neigungen des jeweiligen Archivars. Als der massenhafte Anstieg von behördlichem Schriftgut ab Mitte des 19. Jahrhunderts für einen Paradigmenwechsel vom Pertinenz- zum Provenienzprinzip sorgte und die Tektonik der Archive sich allmählich zu verändern begann, tat dies der bisherigen Erschließungspraxis, die sich an dem Einzelarchivale orientierte, keinen Abbruch.
Das westdeutsche Archivwesen knüpfte nach dem Ende des Zweiten Weltkrieges unter Wortführung des wirkmächtigen Historikers und Archivars Johannes Papritz an diese Tradition an. Jedoch differenzierte sich die Erschließung nun aus, indem einheitliche Standards und eine archivfachliche Schärfung des nach wie vor undefinierten Begriffes der Erschließungstiefe erfolgten. Den Auftakt dazu hatte der —inzwischen in der DDR wirkende — Archivar Heinrich Otto Meisner bereits 1935 gemacht, indem er erstmals den Begriff des „Intus-“ oder „Enthält-Vermerks“ einführte, ihn aber gleichzeitig als wenig praktikabel für die Aktenerschließung bezeichnete. Mit der Initiative von Papritz wurde der Enthält-Vermerk entgegen Meisners Einwänden nun endgültig etabliert. Nicht gefolgt wurde jedoch seinem Einwand, die Sachaktenerschließung stets mit Hinblick auf Ressourcenmanagement zu betreiben. Ganz im Gegenteil erreichte die Aktenerschließung nun den Detailreichtum der Urkundenerschließung. Diese noch extensivere Erschließung wurde zum Garanten für Professionalität deklariert und schien die (hilfs-)wissenschaftlichen Bedürfnisse von Archivars- und Historikerseite gleichermaßen zu befriedigen. Ansprüche, die in der Praxis jedoch kaum adäquat umsetzbar waren, wie die wachsenden Erschließungsrückstände belegten.
Auch innerhalb des DDR-Archivwesens wurde die Standardisierung der Erschließung durch Veröffentlichung der „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze“ (OVG) im Jahr 1964 als Produkt einer regen archivischen Schaffensphase der 1950er vorangetrieben. In dieser waren drei Verzeichnungsstufen festgelegt: Die einfache Verzeichnung umfasste für ein Einzelarchivale die Angabe des Aktentitels (§86 OVG), die erweiterte Verzeichnung ergänzte den Aktentitel durch einen Enthält-Vermerk (§87 OVG) und die Gruppenverzeichnung fasste abseits des einzelnen Dokumentes mehrere Aktengruppen unter einem Titel zusammen (§88 OVG). Im Zeichen der politischen Propaganda der sozialistischen Diktatur sollte die Archivierung des modernen Schriftguts dabei helfen, die Erfolge des eigenen Staatsaufbaus in Abgrenzung zum „kapitalistischen“ und „faschistischen“ Westen zu dokumentieren. Ohne eine gute und effiziente Erschließungspraxis wären diese von der SED-Elite formulierten Ansprüche an das zentralistische Archivwesen nicht erfüllbar gewesen. Im Gegensatz zur bundesrepublikanischen Archivlandschaft wurde stets mit Bezug auf ökonomische Aspekte und damit verbundene Handlungsspielräume geplant. Zukunftsweisende Diskussionen über inhaltliche Erschließung durch Deskriptoren und Thesauri drückten das Bewusstsein einer notwendigen effizienten Erschließungspraxis aus. Verschlagwortungspraktiken stießen in den alten Bundesländern allerdings nicht auf Gegenliebe und wurden rhetorisch gegen das Argument des Provenienzprinzips ausgespielt. Diese Abwehrhaltung, das zeigen heutige Entwicklungen deutlich, hatte jedoch mit Aufkommen der Archivinformationssysteme bzw. den neuen technischen Optionen wenig Bestand. Diese hatten schließlich auch Auswirkung auf die sich verändernde Beschaffenheit der Unterlagen, die zunehmend genuin digital das Licht der Welt erblicken.
Insgesamt waren die Erschließungspraxis und -tiefe bis heute einem steten Wandel unterworfen und wurden bzw. werden u.a. geprägt von einem institutionellen archivischen Auftrag, individuellen Vorlieben, definierten Zielgruppen, Traditionen, politischem Willen, ökonomischen Rahmenbedingungen, technischem Fortschritt und schließlich der sich verändernden Beschaffenheit der Archivalien. Zu der definitorischen Ungewissheit gesellt sich somit die kontinuierliche Metamorphose der Erschließungspraxis. Doch anstatt nun resignierend den Aktendeckel oder die Dateiablage zu schließen, sollte diese Kombination vielmehr als schöpferische Chance begriffen werden. Denn es gilt, den Erschließungsprozess strategisch und prospektiv zu planen: Die Erschließungstiefe kann hierbei ein entscheidendes Werkzeug sein!

Erschließungstiefe als Managementinstrument
Der heutige Anspruch der Archive, als demokratische Institutionen Archivgut für jedermann niedrigschwellig zur Verfügung zu stellen, kollidiert mit der Erkenntnis, dass die horrenden Erschließungsrückstände bei gleichzeitigem starken Unterlagenzuwachs mit vorhandenen Ressourcen nicht mehr zu bewältigen sind. Unter diesen Umständen wurde auch die Thematik der Erschließungstiefe zum heißen Eisen, dem ein Großteil der Archive mit der pragmatischen Devise „quick and dirty“, also einer schnellen und oberflächlichen Erschließung, begegnet. Diese Methode zielt darauf ab, mit minimalem Aufwand und Ressourcenverbrauch eine Grundlage für den Zugang zu möglichst großen Mengen an Archivgut zu schaffen. Ergänzt werden kann diese Vorgehensweise mit punktueller, etwa projektbezogener Tiefenerschließung über die Mindestangaben hinaus. Dies ist von den formulierten Zieldefinitionen abhängig, die, wie den Erschließungsrichtlinien zu entnehmen ist, individuell ausfallen können. Als Argumente für eine minutiöse Verzeichnung dienen üblicherweise der historische Wert, die Relevanz der abgebenden Stelle, die Nutzungsfrequenz sowie das prospektive Nutzungsinteresse. Grundlegend ist immer ein Austarieren zwischen Eigen- und Fremdansprüchen und den zur Verfügung stehenden Ressourcen nötig. In diesem Kontext dient die Kombination verschiedener Erschließungstiefen als strategisches Steuerungsinstrument und bietet Baukastenoptionen für unterschiedliche Archivsparten und Situationen — ähnlich der Aufgabe von Dokumentationsprofilen im Bereich der Überlieferungsbildung (Weber 2005). So könnten etwa Bestände zur Tiefenerschließung gewählt werden, mit denen sich ein kleines Archiv mit geringen Ressourcen in der Öffentlichkeit besonders profilieren kann. Schließlich bleibt es, wie Haberer und Rügge betonen illusorisch, „sämtliche denkbaren Nutzungswünsche“ durch Erschließungsmethoden zu erfüllen und eine für alle Seiten befriedigende Tiefe zu erreichen (Haberer/Rügge 2020: 133). Anstrengungen von Nutzerseite sind nach wie vor erforderlich, müssen aber bestmöglich begrenzt werden. Der technische Fortschritt, insbesondere in Form von KI und Vernetzungsmöglichkeiten, verspricht diesbezüglich verheißungsvolle Visionen für das Archivwesen und er lässt Nutzungsansprüche von der Tiefe in die Weite wachsen.

Von der Erschließungstiefe in die Erschließungsweite — ein futuristisches Fazit
KI bietet enormes Potential zur Veränderung und Verbesserung der Erschließungsarbeit in Archiven. Zu denken wäre etwa an eine automatische Ordnung und Klassifizierung der Unterlagen. Vorstellbar ist auch automatisiertes Tagging, also das Extrahieren von Schlüsselwörtern für die Indexierung. Die maschinelle Textverarbeitung und -analyse könnte schließlich detaillierte Erschließungsdaten in kürzester Zeit generieren und somit Erschließungstiefen ganz neuer Qualität ermöglichen. In Kombination mit der technischen Verbesserung von Suchmaschinen (Glauert 2019: 37) wäre die Archivwelt einem grundlegenden Ziel ein Stück näher: Die „Nutzbarkeit der Erschließungsdaten“ unter Beachtung geeigneter Standards „möglichst effektiv zu verbessern“ (Haberer/Rügge 2020: 130). Die Zukunft liegt darüber hinaus jedoch in der Erschließungsweite, für die die Tiefe wiederum eine ideale Grundlage bietet. Der derzeit neu erprobte Erschließungsstandard Records in Contexts (RiC) verspricht nicht nur vielfältige Vernetzungsmöglichkeiten für das Archivgut innerhalb der Archivlandschaft, sondern auch mit Beständen anderer Kulturgut bewahrender Institutionen. Hierfür lautet die Devise: Je detaillierter die Erschließungsinformationen, desto mehr Zugriffs- und Verbindungsoptionen stehen zur Verfügung. Dies bedeutet vor allem eine optimierte und demokratischere Zugänglichkeit für alle Nutzergruppen. Es ist jedoch zu beachten, dass Erschließungstiefe vermehrt zu einem rechtlichen Risikofaktor werden kann, wenn Datenschutzrichtlinien bei einer derartigen Präsentation von Archivgutmassen nicht penibel eingehalten werden. In jedem Fall sind eine rege Kooperation sowie intensive Kommunikation innerhalb der internationalen Archivarsgemeinschaft und in letzter Konsequenz mit dem Nutzer die Grundlage für erfolgreiche Entwicklungen. Der Begriff der Erschließungstiefe wird auch zukünftig seinen Platz in den hitzigen Debatten des Archivwesens finden — wünschenswerterweise im Bewusstsein, dass er aufgrund seiner Facettenvielfalt stets reflektiert gebraucht werden sollte.
Literatur
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Hinweis: Der Beitrag beruht auf einem Essay, das im Fach „Erschließung“ (Leitung Robert Meier) im Archivreferendariat entstanden ist.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Frauke Schneemann (12. März 2025). Erschließungstiefe. Was ist das eigentlich? Archivwelt. Abgerufen am 18. März 2025 von https://doi.org/10.58079/13geh