‚Discoverability‘ in der Strategie der National Archives UK – Ein sinnvolles Konzept?

‚Archives for Everyone‘ – Ein zentrales Strategiepapier der National Archives UK macht bereits mit seinem Titel deutlich, dass Zugänglichkeit für ganz unterschiedliche Nutzer und Nutzergruppen im Fokus der National Archives steht. Archivalien sollen in Zukunft für alle und von überall aus so einfach wie möglich nutzbar sein. Um dies umzusetzen, ist nicht nur die „accessibility“ (also die Zugänglichkeit in einem eher technisch-logistischen Sinne), sondern auch die „discoverability“ (die Möglichkeit, Archivalien zu finden oder zu entdecken) entscheidend.

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Archivalien und Findmitteln stellen sich neue Herausforderungen für Archive, es bieten sich aber auch neue Chancen. Einerseits werden Menschen, die im rein analogen Zeitalter nicht ins Archiv gekommen wären, im Internet auf Kataloge und Recherchemöglichkeiten aufmerksam. Andererseits sind es viele Nutzer:innen nicht gewöhnt, in hierarchisch gegliederten Archivtektoniken zu navigieren, sondern erwarten stattdessen aufgrund ihrer tagtäglichen Erfahrungen mit Google und anderen Suchmaschinen, über die Eingabe eines Stichworts in einen Suchschlitz zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu gelangen. Wenn also breite Zielgruppen gezielt angesprochen und für das Archiv gewonnen werden sollen, ist es unbedingt notwendig, die ‚discoverability‘ in den Blick zu nehmen und gezielt Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu verbessern. Dies führt in den Bereich der Beratung von und Hilfestellung für Nutzer:innen sowie zu Fragen der Erschließung und der technischen Infrastruktur. Im Folgenden soll untersucht werden, wie die National Archives, die dies in ihrem Strategiepapier ‚Archives for Everyone‘ offensiv als Ziel formulieren und die ihren Online-Katalog programmatisch auf den Namen „Discovery“ getauft haben, sich in diesen Punkten positionieren, um hieraus mögliche Denkanstöße für das deutsche Archivwesen abzuleiten.

Hilfestellung für Nutzer:innen

Im Bereich der Hilfestellungen für Nutzer:innen ist festzuhalten, dass die National Archives über ihre Homepage einen sehr niedrigschwelligen Einstieg in die Archivrecherche bieten. Unter dem Menüpunkt „Help with your research“ finden sich verschiedene Angebote. Zunächst erhalten neue Nutzer:innen dort verständliche Informationen dazu, was ein Archiv ist, zum Provenienzprinzip, zu den Beständen der National Archives sowie Tipps für die Vorbereitung eines Besuchs im Lesesaal. Die dreistellige Zahl vorhandener ‚research guides‘ gibt dann konkretere Hinweise für die Recherche zu bestimmten Themen. Dort werden relevante Bestände genannt, aber es finden sich auch Erklärungen zum Aufbau bestimmter Aktentypen. Unter ‚Online collections‘ ist eine Reihe von Beständen, vor allem mit personenbezogenen Archivalien – etwa zu Einwanderern, Kriegsgefangenen oder Krankenschwestern aus der Zeit des Ersten Weltkriegs – so erschlossen, dass diese über eine Datenbankabfrage mit vorgegebenen Suchfeldern einfach recherchierbar sind. Eine kurze Einleitung zu dem jeweiligen Bestand vermittelt einen Eindruck von der Struktur der Akten und davon, welche Informationen dort zu erwarten sind. Zuletzt besteht auf der Homepage unter der Rubrik „Explore the collection“ noch die Möglichkeit, unabhängig von einer konkreten Recherchefrage über Zusammenstellungen zu verschiedenen Themen und historischen Epochen Zugang zu den Beständen der National Archives zu finden. Im Rahmen dieser Funktion, die sich noch in der Testphase befindet, werden ungefähr fünf bis zehn Archivalien zu Gruppen zusammengefasst und vorgestellt. Diese Pakete sind übergeordneten Kategorien zugeordnet, sodass es für Nutzer:innen möglich ist, durch einfaches Klicken von einem allgemeinen Interesse, etwa für die Zeit von 1901 bis 1918, zu konkreten Archivalien zum Kampf um das Frauenwahlrecht oder der britischen Industrie dieser Zeit zu gelangen.

Zwei Menschen an einem Wegweiser
Vorlage: pixabay

Besonders gelungen ist sowohl beim Durchsuchen der ‚Online collections‘ als auch bei der neuen Funktion ‚Explore the collection‘ die Rückbindung zu ‚Discovery‘, dem Online-Katalog der National Archives. Bei der Ansicht der einzelnen Archivalien wird oben im Bildschirm jeweils die Verortung des Stücks in der Archivtektonik angezeigt. Dies kann einerseits dazu anregen, sich mit Aufbau und Ordnung des Archivs auseinanderzusetzen und zum anderen macht es Lust darauf, nachzuforschen, welche anderen Archivalien sich noch in demselben Bestand finden. Auf diese Weise gelingt es den National Archives gut, einen niedrigschwelligen Einstieg in ihren Katalog zu bieten.

Erschließung sichtbar machen

Um aber überhaupt Datenbanken zur Recherche in einzelnen Beständen anbieten zu können oder einzelne Archivalien in Form von Themenportalen oder kleinen Artikeln in Szene zu setzen, müssen die betreffenden Bestände tief genug erschlossen sein. Dies führt zu der Frage, was und wie Archive verzeichnen. Erschließung ist häufig eine Aufgabe, die unauffällig hinter den Kulissen passiert, ohne dass die Nutzer:innen etwas davon mitbekommen. Sie sehen lediglich im Ergebnis, dass ein Bestand sehr tief und ausführlich oder aber für ihre Fragestellung nur unzureichend erschlossen ist.

Durch die Präsentation abgeschlossener Erschließungsprojekte auf der Homepage der National Archives in Form kurzer Meldungen und Jahresberichte wird diese unsichtbare Arbeit des Archivs sowie der an einigen Projekten beteiligten Freiwilligen ein Stück weit sichtbar gemacht. Dies regt dazu an, über diese archivische Fachaufgabe nachzudenken. Gleiches gilt für den Hinweis auf die Möglichkeit, dem Archiv Verbesserungsvorschläge oder Korrekturen mitzuteilen, der sich wiederholt auf der Homepage und auch in der Katalogsuche findet. Es besteht zudem die Möglichkeit, selbst Erschließungsprojekte vorzuschlagen; die Entscheidung über die durchzuführenden Projekte liegt beim ‚Cataloguing Strategy Panel‘ und wird transparent anhand öffentlich kommunizierter Kriterien getroffen. Auch wenn natürlich aufgrund begrenzter Ressourcen nicht alle vorgeschlagenen Projekte durchgeführt werden können, haben die Nutzer:innen so doch die Möglichkeit, ihren Wünschen und Interessen Ausdruck zu verleihen. Der Erschließungszustand der Unterlagen erscheint nicht als etwas, das man als Nutzer:in einfach hinnehmen muss, weil sich daran ohnehin nichts ändern lässt. Das Archiv anderseits hat hierdurch den Vorteil, einen Eindruck von den Wünschen seiner Kund:innen gewinnen zu können. Außerdem vermittelt es so, dass Erschließung kein sprichwörtliches Buch mit sieben Siegeln ist, und dass es sich vielleicht sogar um einen Bereich handelt, bei dem es lohnt, eigene Ideen und Arbeitskraft einzubringen.

Technische Strukturen nutzen

Da die technische Infrastruktur von Archivinformationssystemen die Basis für alle Suchmöglichkeiten bildet, ist auch dieser Bereich für die ‚discoverability‘ von Unterlagen relevant. Der aktuelle Katalog der National Archives, der wie die meisten Archivkataloge als relationale Datenbank in Übereinstimmung mit dem Standard ISAD(G) strukturiert ist, wurde nicht im Blick auf die Archivierung digitaler Unterlagen entwickelt. Die Verzeichnung derselben stellt eine Herausforderung dar, da der Kontext – etwa Ordnerstrukturen und die gemeinsame Ablage mit anderen Dokumenten – eine entscheidende Rolle für das Verständnis der Archivalien, aber auch für ihre Auffindbarkeit spielt. Diese Kontexte, die häufig deutlich komplexer sind als bei analogen Akten, lassen sich mit den aktuellen Verzeichnungssystemen und ‑standards nur unzureichend abbilden.

Visualisierung von Verbindungen
Vorlage: pixabay

Die National Archives haben daher das „Project Omega“ ins Leben gerufen, um ein neues Katalogmodell zu entwickeln. Das Ergebnis der Planungen ist der Beschluss, dass der neue Katalog auf einer Graph‑Datenbank basieren, mit dem neuen Erschließungsstandard ‚Records in Contexts‘ kompatibel sein und verschiedene, bisher bei den National Archives verwendete Systeme zusammenfassen soll. Auch die Möglichkeit, Normdaten zu verknüpfen, soll eine bessere Durchsuchbarkeit gewährleisten. Das Ziel dieses ambitionierten Projekts ist nicht ausschließlich die ‚discoverability‘ von Archivalien; diese ist aber doch ein entscheidender Faktor. Mit „Project Omega“ agieren die National Archives proaktiv anstatt nur zu reagieren, indem sie einerseits ausloten, wie sich mit neuen technischen Möglichkeiten bessere Suchmöglichkeiten für Nutzer:innen realisieren lassen, und andererseits die Probleme antizipieren, die eine adäquate Erschließung schwach strukturierter digitaler Unterlagen mit sich bringt bzw. bringen wird.

Ansätze in deutschen Archiven

Bemühungen, Nutzer:innen beim Einstieg in die Recherche zu helfen, gibt es auch in deutschen Archiven; allerdings wird dieser Ansatz nicht so konsequent umgesetzt wie bei den National Archives und nicht in gleicher Weise offensiv auf den Internetseiten in Szene gesetzt. Tipps für die Suche im Online-Katalog und Antworten auf allgemeine Fragen zu Archiven und Archivbesuchen sind auf den Homepages diverser Archive zusammengestellt. Beim Landesarchiv Baden-Württemberg können Nutzer:innen aktuell 29 Rechercheratgeber konsultieren, die Informationen über Archivalien und die dort zu erwartenden Informationen vermitteln, teils auch direkt zu relevanten Beständen im Online-Findmittelsystem verlinken und so den Einstieg in die Recherche zu bestimmten Themen erleichtern. Im landesgeschichtlichen Informationssystem Hessen (LAGIS) stehen einige Datenbanken zur Verfügung, über die sich Archivalien des Landesarchivs, etwa zu hessischen Auswanderern oder hessischen Truppen in Amerika, recherchieren lassen. Die Datensätze sind zumindest teilweise mit den zugrundeliegenden Verzeichnungseinheiten im Landesarchiv verknüpft, sodass auf diesem Weg ein Einstieg in die Archivtektonik möglich wäre. Allerdings sind die entsprechenden Angebote, die in Zusammenarbeit mit dem Hessischen Institut für Landesgeschichte erarbeitet wurden, gut versteckt – auf der Homepage des Landesarchivs müssen Nutzer:innen erst von „Nutzen und Forschen“ über „Hilfsmittel und Links“ bis zu „Thematische Datenbanken“ navigieren, um über einen Link zum landesgeschichtlichen Informationssystem zu gelangen. Dies dürfte verhindern, dass sie als niedrigschwelliger Einstieg ins Archiv fungieren. Gleiches gilt auch für die thematischen Quellensammlungen des Landesarchivs Baden-Württemberg, auf die nicht auf der Homepage, sondern nur unauffällig auf der Startseite des Online‑Findmittelsystems verwiesen wird.

Einen thematischen Einstieg in die Recherche bieten Themenportale, wie sie zur Weimarer Republik und zum Themenkomplex Wiedergutmachung auf dem Archivportal-D zu finden sind. Auch auf der Homepage des Bundesarchivs stehen in der Rubrik „Entdecken“ drei ausführliche und anspruchsvoll gestaltete Themenportale zur Verfügung, die viele Digitalisate und auch Verlinkungen zum Online-Katalog bieten. Hier ist es, ähnlich wie bei der Funktion ‚Explore the collection‘ der National Archives, gut möglich, auch ohne Vorwissen zu Provenienzen und Archivtektoniken in die Recherche einzusteigen. Die deutschen Themenportale gehen sogar deutlich über die beschriebene Funktion der National Archives hinaus, da sie nicht nur einige Highlights in Szene setzen, sondern ein Thema oder eine Epoche ausführlich von verschiedenen Seiten beleuchten. Dies resultiert allerdings auch in einem großen Aufwand bei der Erstellung und Betreuung dieser Portale, weshalb diese Herangehensweise keine universelle Lösung für die Frage der Hilfestellung für Nutzer:innen sein kann.

Discoverability – Erschließung und Nutzung zusammen denken

Die kursorische Durchsicht der Internetauftritte einiger deutscher Archive hat gezeigt, dass im Bereich der niedrigschwelligen Angebote und Hilfestellungen für Nutzer:innen bisher viele Potentiale ungenutzt bleiben – etwa wenn Recherchedatenbanken zu einzelnen Beständen oder thematische Quellensammlungen, die einen einfachen und niedrigschwelligen Einstieg in die Recherche bieten könnten, nicht prominent auf den Internetseiten der Archive präsentiert werden. Auch wenn den meisten Archiven nicht die Mittel und Ressourcen der National Archives zur Verfügung stehen dürften, so ließe sich doch mit vertretbarem Aufwand Einiges dafür tun, dass es gerade neuen und unerfahrenen Nutzer:innen leichter fällt, spannende Inhalte und Geschichten in den Archiven zu entdecken.

Geometrisches Muster mit Farbübergang
Vorlage: pixabay

Wie lassen sich diese ungenutzten Potentiale erklären, wenn doch andererseits deutlich Bemühungen erkennbar sind, Hilfestellungen für den Einstieg in die Archivrecherche zu bieten? Ein Erklärungsansatz ist, dass es im deutschen Archivwesen weit verbreitet ist, in den Kategorien der klassischen Fachaufgaben zu denken. Dies führt jedoch dazu, dass etwas, das an den Grenzen zwischen den einzelnen Bereichen liegt und mehrere Fachaufgaben betrifft, oft nicht in der Form bedacht wird, wie es sinnvoll wäre. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Unterlagen, Prozessen in Verwaltung und Archiv sowie Zugangswegen zum Archivgut ergeben sich immer mehr solcher Schnittmengen. Die Frage „Wie können wir unseren Nutzer:innen helfen, unsere Bestände zu entdecken?“, die sich im Englischen mit dem Stichwort ‚discoverability‘ zusammenfassen lässt, ist ein solches Thema, das sich in und zwischen den Fachaufgaben Erschließung und Nutzung bewegt. Eine gemeinsame Betrachtung, ohne das Nachdenken über diese Frage durch die Schranken der klassischen archivischen Arbeitsfelder zu beschränken, kann – wie oben anhand der National Archives, die in ihrer Strategie die archivischen Herausforderungen als Ganzes denken, gezeigt werden konnte – für beide Bereiche positiv sein. Für die Erschließung ist es vorteilhaft, wenn Nutzer:innen ihre Expertise in Form von Korrekturen einbringen, durch die offene Kommunikation Freiwillige für Verzeichnungsarbeiten gewonnen werden können und vorgeschlagene Erschließungsprojekte einen Eindruck von den Wünschen der Nutzer:innen vermitteln. In der Nutzung ermöglicht eine zielgerichtete, auf ‚discoverability‘ ausgerichtete Erschließung und Aufbereitung von Beständen es, einen niedrigschwelligen Zugang in die Welt des Archivs zu bieten. So gelingt es idealerweise, neue Nutzer:innen zu gewinnen, die in der Lage sind, eigenständig und effektiv im Online-Katalog zu recherchieren. Die Strategie der National Archives und die bereits auf ihrer Homepage und im Online‑Katalog ‚Discovery‘ umgesetzten Angebote machen eindrucksvoll deutlich, wie sinnvoll und gewinnbringend eine solche ganzheitliche Denk- und Herangehensweise ist, die sich nicht an den Grenzen von Fachaufgaben aufhält.

Hinweis: Der Beitrag beruht auf einem Essay, das im Fach „Erschließung amtlicher Unterlagen” (Leitung Robert Meier) im Archivreferendariat entstanden ist.

Literatur

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Herrmann, Tobias/Sprau, Mirjam: Themenportale. Neue Formen digitaler Präsentation; in: Forum. Das Fachmagazin des Bundesarchivs (2021), S. 68–73.

Higgins, Sarah/Hilton, Christopher/Dafis, Lyn: Archives Context and Discovery. Rethinking Arrangement and Description for the Digital Age, Vortag bei: 2nd Annual Conference of the International Council on Archives. Archives and Cultural Industries (Girona 2014), [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

Hill, Amanda: Serving the Invisible Researcher: Meeting the Needs of Online Users; in: Journal of the Society of Archivists 25 (2004), S. 139–148.

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MacNeil, Heather: What Finding Aids Do. Archival Description as Rhetorical Genre in Traditional and Web-based Environments; in: Archival Science 12 (2012), S. 485–‍500.

Schaffner, Jennifer: The Metadata Is the Interface. Better Description for Better Discovery of Archives and Special Collections, Synthesized from User Studies; in: OCLC Research (2009), [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

The National Archives: Archives for Everyone 2023–27. The National Archives’ Strategic Priorities, [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

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The National Archives: Project Omega. Catalogue Model Proposal, erstellt von Adam Retter (Evolved Binary) (2020), [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

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Besuchte Internetseiten

Archivportal-D [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

Bundesarchiv [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

Landesarchiv Baden-Württemberg [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

Landesarchiv Baden-Württemberg, Online-Findmittelsystem, [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

Landesarchiv Hessen, [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

Landesgeschichtliches Informationssystem Hessen (LAGIS), [zuletzt aufgerufen 22.03.2024.

The National Archives, [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

The National Archives. „Archives for Everyone“, [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].

The National Archives. „Archives for Everywhere“, [zuletzt aufgerufen 22.03.2024].



Diesen Blogbeitrag zitieren
Mareikje Mariak (2024, 27. März). ‚Discoverability‘ in der Strategie der National Archives UK – Ein sinnvolles Konzept? Archivwelt. Abgerufen am 19. April 2024, von https://doi.org/10.58079/w45z

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