Statistische Auswahlverfahren: Sinnvolles Bewertungsinstrument für Massenakten oder überflüssig?

1. Was ist ein sinnvolles Bewertungsinstrument? Und was sind eigentlich Massenakten?

Von David Hecken

Um dem Thema gerecht werden zu können, möchte ich meinen Ausführungen zwei begriffliche Überlegungen voranstellen[i]. Die erste betrifft die Frage, was ein „sinnvolles Bewertungsinstrument“ eigentlich sein könnte. Logisch betrachtet müsste es sich hierbei doch um ein Instrument handeln, welches zu einer „erfolgreichen Bewertung“ beiträgt. Wann aber ist eine Bewertung erfolgreich? Doch dann, wenn sie das vorausgesetzte Ziel der Bewertung (also der Überlieferung) erfüllt. Um die Sinnhaftigkeit eines Bewertungsinstruments bemessen zu können, ist dieses also zwingend in Bezug auf das jeweilige Überlieferungsziel zu setzen. Insofern ist jedes statistische Auswahlverfahren ein sinnvolles Bewertungsinstrument, sofern es dazu führt, das Überlieferungsziel zu erreichen. Die eigentliche (und viel schwieriger zu beantwortende) Frage wäre also auf einer anderen Ebene anzusetzen: Was ist ein sinnvolles Überlieferungsziel und ist dieses mit statistischen Auswahlverfahren erreichbar?

Meine zweite Überlegung betrifft den Begriff der Massenakten. Er bezieht sich nicht auf die schiere Anzahl der Akten (ihre „Masse“), sondern vielmehr auf die spezielle Struktur ihrer Komposition. Es handelt sich also definitionsgemäß nicht etwa einfach um massenweise angefallenes Schriftgut in Form von Akten, sondern vielmehr um Massen von gleichförmigen Einzelakten, also um gleichförmiges serielles Schriftgut. Dieses erscheint dabei deshalb gleichförmig bzw. seriell, weil das Verwaltungshandeln, welches es produziert hat, ebenfalls ein Gleichförmiges und Serielles war: Massenakten sind das Produkt eines bürokratischen Apparats, der eine Vielzahl gleichartiger Fälle in gleichförmiger Weise nach den immer gleichen Mustern und unter engmaschigen rechtlichen Verfahrensbedingungen behandelt hat. Die Menge und Gleichförmigkeit dieses Überlieferungstyps stellen Archive vor große Ressourcenprobleme: Die Verwaltungen insbesondere des 20. Jahrhunderts haben eine solche Zahl gleichförmiger Akten produziert, dass schon aus reinen Kapazitätsgründen sowohl Redundanzen als auch Varianzen kassiert werden müssen, da eine unendliche Möglichkeit, Schriftgut zu archivieren und zu erschließen, schlicht nicht besteht (wenngleich man nicht den Fehler begehen darf, Kriterien der Ressourcen, der Finanzierbarkeit oder der vorhandenen Magazinkapazitäten Überlegungen nach Archivwürdigkeit voranzustellen).

Das Kernproblem bei der Bewertung solcher Massenakten besteht jedenfalls in der eingenommenen Perspektive. Ein und derselbe Bestand an Massenakten kann auf zwei verschiedene Weisen betrachtet werden, wobei jede Sichtweise bei der Frage der Bewertung zu einem anderen Ergebnis führen muss. In ihrer Gesamtheit betrachtet könnten Massenakten, da sie im Prinzip gleichförmig gestaltet sind, durchaus vermittels eines Teilbestands als Ganzes repräsentiert werden, z.B. durch Stichproben, die nach dem Zufallsprinzip gewonnen wurden. Andererseits aber handelt es sich stets um Einzelfälle, die von ganz individuellem Quellenwert sind und daher auch individuell zu bewerten wären. Dieser Quellenwert lässt sich in Bezug auf Massenakten dabei nicht verallgemeinern. Einbürgerungsakten haben, bei aller Vorsicht, wohl recht sicher einen anderen Wert für zukünftige Generationen (insbesondere für deren genealogische Forschungen) als massenhaft gleichförmige Ordnungswidrigkeitsverfahren im Straßenverkehr, wie sie die staatsanwaltliche Überlieferung sozusagen regalkilometerweise hervorbringt. Aber auch Entschädigungsakten mit Bezug auf die NS-Zeit sind Massenakten. Sie werden indes vollständig übernommen. Nun kann man nicht beides zugleich tun: Einen Bestand als Gesamtheit und als lange Serie von Einzelfällen ein und derselben Bewertungsentscheidung unterziehen. Eine Entscheidung ist hier vonnöten und im Rahmen dieser Entscheidung ist Samplebildung als mögliches Instrument der Überlieferungsbildung daher immer als Wertung des Inhalts zu verstehen.

2. Auf der Suche nach dem Überlieferungsziel

Die Frage, ob statistische Auswahlverfahren ein sinnvolles Bewertungsinstrument für Massenakten darstellen, hängt mit dem jeweiligen Überlieferungsziel zusammen, wird doch die Wahl der Bewertungsmethode durch dieses bestimmt. Was in Bezug auf Massenakten ein solches Überlieferungsziel zu sein hätte, lässt sich nicht verallgemeinern. Es kommt darauf an, was in erster Linie aufbewahrt bzw. dokumentiert werden soll – das Handeln von Behörden und Verwaltungen? Die Geschichte und Lebensumwelt einer bestimmten Zeit? Das „Große Ganze“, das „Außergewöhnliche und Besondere“ oder eine etwaige Mischform? Hier nähere ich mich einer grundsätzlichen archivarischen Debatte, die in der Vergangenheit für gewisse Polarisierungen gesorgt hat. In ihrem Mittelpunkt stand die Frage, ob sich archivarisches Handeln eher an inhaltlichen oder an formalen Kriterien orientieren soll bzw. was eigentlich Bewertungsziel sein müsste: In der Überlieferung ein möglichst breites Abbild der Gesellschaft und ihrer Zeit zu schaffen oder möglichst umfassend und variantenreich die Tätigkeit von Dienststellen zu dokumentieren (mithin also geht es um die Debatte über Bewertungsmodelle und Dokumentationsprofile, um Evidenz- und Informationswert). Es herrscht im Archivwesen wohl mittlerweile ein weitgehender Konsens darüber, dass sowohl der Informations- als auch der Evidenzwert in der Überlieferungsbildung Berücksichtigung finden muss. Außerdem darf als communis opinio gelten, dass Bewertung und Überlieferungsbildung nicht mehr isoliert, sondern stets in Zusammenhang mit anderen archivarischen Fachaufgaben und -arbeitsprozessen gedacht werden müssen, wie Behördenberatung, Erschließung und Zugänglichmachung. Jedenfalls können Bewertungsmodelle bzw. Dokumentationsprofile heute wohl nur dann als plausible Bewertungsentscheidungen gelten, wenn sie sich als in der Lage erweisen, möglichst „offene“ und doch aussagekräftige Quellen zu schaffen, die nicht von einzelnen Fragestellungen, seien sie auf gegenwärtige Forschungsinteressen oder auf eine Projektion zukünftiger Forschungsinteresses bezogen, vorgeprägt sind (wobei es sich von selbst versteht, dass dies einfacher gesagt als getan ist: Auch „offene“ Quellen beruhen letztlich bis zu einem gewissen Grad auf Werturteilen).

3. Zwei Caveats

Die Frage nach der Sinnhaftigkeit statistischer Auswahlverfahren stellt sich jedenfalls auch dort, wo nicht ein inhaltlich beschriebenes Überlieferungsziel die treibende Motivation hinter der Archivierung des Schriftguts ist, sondern der Wunsch nach „reiner“ Dokumentation staatlichen Verwaltungshandelns bzw. der Tätigkeit staatlicher Behörden. Hier spräche erst einmal nichts gegen eine rein statistisch gewonnene Auswahl staatlichen Handelns – vorausgesetzt, die statistisch gewonnene Stichprobe ist repräsentativ und es geht dem Überlieferungsbildner eben um die Repräsentativität des Verwaltungshandelns. Ginge es nur um dessen bloße Darstellung, könnte schon eine geringe Menge dieses zufriedenstellend abbilden. Wenn es aber gar nur darum ginge, zu tradieren, dass die Personalakten der (sagen wir) Landesfinanzverwaltung von 1950 bis 1965 78 Prozent Männer, 67 Prozent Katholiken und 34 Stenotypistinnen beschäftigt hat, müsste man die Akten vielleicht überhaupt nicht aufbewahren (eventuell ausgenommen zwei oder drei Specimina zur Illustration, wie alle anderen Personalakten aussahen bzw. aufgebaut waren), sondern lediglich die aus ihnen gewonnene Statistik (die mithin allerdings erst arbeitsaufwändig erstellt werden müsste). Hiermit würde aber nur der Verwaltungsprozess in seinem Ergebnis, nicht aber die Substanz der Akten eingefangen. Betrachtet man indes die unterschiedlichen Bewertungsmodelle staatlicher Archive, so wird ohnehin deutlich, dass es auch hier nicht nur um reines Verwaltungshandeln geht, sondern doch auch um die Dokumentation der in den Akten geschilderten Lebensverhältnisse. Selbstverständlich dürfen Behörden dabei nicht isoliert betrachtet werden: Auch sie waren und sind ja Teil der Gesellschaft.

Geht es aber eben gerade vorrangig um die Überlieferung von Zeiten und Lebenswirklichkeiten, ist zu bedenken, dass das behördlich entstandene Schriftgut selbst nur einen kleinen Teil der hinter dem jeweiligen Vorgang stehenden Realität abbildet bzw. wiedergibt – Denken, Handeln und Leben der Personen auf „beiden Seiten des Schreibtischs“ lassen sich anhand der Akten bestenfalls in Form eines meist recht blassen Abscheins der Wirklichkeit nachvollziehen. Kann Repräsentativität von behördlichem Handeln anhand der Akten je nach Typ mitunter noch relativ zufriedenstellend in Form von Statistiken oder mit Samples dargestellt werden, wird diese Aufgabe in Bezug auf die Schaffung von Repräsentativität in Bezug auf eine bestimmte Lebenswirklichkeit und eine bestimmte Zeit ein ungleich schwierigeres Unterfangen. Insbesondere wenn es um das Ansinnen geht, Lebenswirklichkeiten und Zeitumstände zu überliefern, können Samplebildungen aber letztlich durchaus als wichtiges Instrument gelten, eine möglichst repräsentative Auswahl an zu übernehmenden Akten zu treffen mit dem Ziel, die Überlieferung eines möglichst repräsentativen Bildes einer Zeit zu schaffen.

Beide, sowohl die Überlieferung der Verwaltung als Apparat wie auch jene der „Objekte“ staatlichen Handelns und der Gesellschaft und Zeit als Ganze, sind also für statistische Auswahlverfahren prinzipiell offen: Ob solche im Einzelnen sinnvoll sind, lässt sich allgemein nicht sagen.

4. Zukünftiges Forschungsinteresse

Natürlich besteht ein bedeutender Erwägungsgrund in der Überlieferungsbildung in der Erarbeitung von Überlieferungszielen, die auf gegenwärtige und zukünftige Nutzer zugeschnitten sind (auch wenn sich deren Interessen nicht präjudizieren lassen). Es steht indes zweifellos fest, dass lediglich statistische Verfahren in der Bewertung quantitative soziologische Auswertungen von Beständen überhaupt erst ermöglichen – das wird auch in 500 Jahren noch so sein, denn es handelt sich um ein Grundprinzip des empirischen Forschungsansatzes. Aufbau und Art der durch Archivare genommenen Stichprobe bestimmen daher letztlich nicht nur soziologische Ergebnisse, sondern sogar zukünftige soziologische Fragestellungen. Daher ist von der Warte quantitativer Soziologie aus betrachtet die auswertungsoffene repräsentative Stichprobe in der Regel wohl das Mittel der Wahl (wenngleich bemerkt werden muss, dass die sozialwissenschaftliche Forschung keinesfalls nur diese einzelne Methode anwendet und dass nicht alle Forschung eine Soziologische ist). Nun mag man die bereits oben kurz eingeworfene Frage stellen, ob es den Bedürfnissen zukünftiger historischer Sozialforschung nicht genügen würde, bloß Statistiken zu übernehmen (und eventuell einige Vorgänge, um exemplarisch behördliche Arbeit zu dokumentieren). In der Tat entsteht in Behörden (meist zu internen Zwecken) eine Vielzahl von Statistiken, u.a. in der Strafverfolgung. Ob diese zukünftigen soziologischen Bedürfnissen genügen werden, ist indes zweifelhaft, zumal niemand im Vorhinein abschätzen kann, welche Teilmenge der Grundgesamtheit jene Merkmale enthält, die zukünftigen Forschern als relevant für ihr Ansinnen gelten. Da so gut wie keine Stadt oder Kommune heute noch statistische Ämter unterhält (und auch Landes- und Bundesbehörden jeweils unterschiedliche und meist intransparente Gewichte, Methoden und Ziele an ihre internen Statistiken ansetzen), muss bedacht werden, dass die Erstellung offener und an den Maßstäben sozialwissenschaftlicher Forschungen orientierter Statistiken etwa seitens eines Archivs mit erheblichstem Aufwand verbunden wäre, der sicher kaum gerechtfertigt ist.

Zu bedenken ist bei der Wahl eines statistischen Auswahlverfahrens außerdem, dass unterschiedliche Forschungsrichtungen verschiedene Ansprüche an archivische Überlieferungen stellen: Insbesondere Historiker interessieren sich häufig eben nicht für die Masse oder die Statistik, sondern eben doch für den Einzelfall, das Besondere. Dies gilt in noch viel höherem Maße für Biographen und Genealogen, deren Bedürfnissen es zweifellos nicht gerecht wird, wenn z.B. die Buchstabengruppen A und R überliefert worden sind, während der von ihnen gesuchte Vorfahr oder zu Biographierende schlicht und ergreifend „Schmidt“ hieß. Und hier liegt der Knackpunkt: Ein „korrektes“ Verfahren, dass allen potenziellen Interessenten in gleichem Maße gerecht würde, existiert nicht. Wer würde etwa sicher sagen können, dass es einwandfrei sinnvoller sei, Aktengruppen bestimmter Jahrgänge oder Buchstaben vollständig aufzubewahren, anstatt etwa einen unvollständigen, aber repräsentativen Querschnitt? Sollte man z.B. bei kommunalen Krankenhausüberlieferungen lieber die Akten eines einzelnen möglichst repräsentativen Krankenhauses eines Kreises vollständig überliefern, die der anderen aber kassieren? Dies geschähe sicherlich zu Ungunsten eines zukünftigen Heimatforschers jener Stadt, in der das nun kassierte Schriftgut lag. Ihm helfen die repräsentativen gewonnenen Erkenntnisse aus der Nachbarstadt (die für einen anderen Forscher, der z.B. allgemein über die Verbreitung bestimmter Krankheiten forscht, von Nutzen wären) für sein Forschungsanliegen nicht weiter.

5. Mut zur Transparenz

Fest steht jedenfalls, dass die Forschung (heute und in Zukunft) ein Interesse nicht nur an gut dokumentierten Bewertungsentscheidungen, sondern auch an übersichtlichen, bewerteten und erschlossenen Beständen haben muss. Es ist daher von größter Bedeutung, für welche Bewertungsmethode man sich auch immer entscheidet, möglichst verschiedene Forschungsinteressen zu berücksichtigen, auch solcher Forschungszweige, die nicht jeder Archivar automatisch „auf dem Schirm“ haben mag (z.B. Medizingeschichte, Finanzgeschichte, empirische Soziologie, Umweltgeschichte). Sicher ist es im Einzelfall angeraten, auswärtige Expertise zu konsultieren: Von daher wäre es u.U. geboten, Historikerverbände, Geschichtsvereine, Genealogenverbände, Forschergruppen und andere Interessierte konsultativ bei der Erstellung von entsprechenden Dokumentationsprofilen bzw. Bewertungsmodellen heranzuziehen. Das würde nicht nur die Qualität von Modellen verbessern, sondern außerdem die Verbindung des Archivwesens mit seinen Benutzern weiter stärken, das Archiv als transparenten Partner aller an ihren Beständen interessierter Bürgerinnen und Bürger ausweisen.

Klar scheint, was zu vermeiden ist, nämlich Bestandsbildungen ohne erkennbare Zieldefinition und Verankerung in einem nachvollziehbaren und transparenten Modell bzw. „Stichproben nach Magazinkapazität“. Statistische Auswahlverfahren sind ja nie das Ziel der Bewertung, sondern lediglich ein potentielles Instrument zu ihrer Verwirklichung, sie sind Konsequenz einer Bewertungsentscheidung, nicht die Bewertung selbst. Die Entscheidung zur Samplebildung muss daher am Ende, nicht am Anfang des Bewertungsprozesses stehen. Es handelt sich letztlich um ein Instrument von vielen, das der archivarische Berufszweig in seinem Instrumentenkoffer hat. Anzuregen ist sicher allgemein gesprochen die Nutzung eines möglichst breiten und wohlbegründeten Spektrums an Bewertungsinstrumenten. Immer bedeutender scheint dabei der Gedanke der „Überlieferung im Verbund“ zu werden, wird doch immer klarer, dass die Dokumentation unserer Zeit eine überregionale und verwaltungsübergreifende gemeinsame Aufgabe aller Kulturinstitutionen (und dabei ganz zentral der Archive) darstellt – es wäre daher vielleicht auch nicht falsch, von Staatsarchiven für kassabel befundene Unterlagen den Kommunalarchiven anzubieten.

Die Auswahl der richtigen Methode sollte ferner undogmatisch gehandhabt werden: Auch Mischtypen sind möglich – die Auswahl nach statistischem Verfahren kann durchaus kombiniert werden mit einer Auswahl nach Aktenautopsie, die auch Faktoren wie „berühmte Personen“, „lokal wichtige Unternehmen“, „das Außergewöhnliche“ und dergleichen berücksichtigt (allerdings sollte dann unbedingt dokumentiert werden, dass die entsprechenden Akten nicht zur Stichprobe gehören). Wichtig ist also, die Frage mit Praxisbezug zu diskutieren, muss doch immer auch die spezifische Überlieferungssituation im eigenen Archiv (und in benachbarten Archiven!) mitbedacht werden. Außerdem muss es zum wichtigen Grundsatz werden, dass, ganz gleich für welchen Bewertungsansatz der Archivar sich entschieden hat, streng zu dokumentieren ist, durch welche Art Auswahlverfahren (und wieso just durch dieses) die Samplebildung erfolgt ist. Transparenz entsteht nur durch nachvollziehbare Erörterung des Bewertungsentscheids. Und nur durch Kenntnis der Bewertungsgründe wird im Anschluss auch eine Auswertung der Bestände möglich sein (außerdem liefert auch der Akt der Bewertung selbst, die Schaffung von Überlieferung, ja bereits interessante Informationen über unsere Zeit und ihre Maßstäbe – und über unser archivarisches Selbstverständnis). Darum tut nicht nur die schriftliche Dokumentation der angewandten Methode not, sondern auch deren archivarische Erläuterung.

Fazit

Letztlich werden wir als Archivare von der Praxis der Auswahlüberlieferung bei massenhaft gleichförmigen Aktenbeständen nicht wegkommen. Die Frage muss also sein: Welches konkrete Ziel verfolgen wir und welche Methode bietet das geeignetste Mittel, dieses Ziel zu erreichen? Es ist, auf das gesamte Archivwesen bezogen, sicher sinnvoll, ein möglichst hohes Maß an Varianz anzustreben, damit nicht der bedauerliche Fall eintritt, dass bestimmte Datengruppen überhaupt nicht überliefert werden. Zu Bedenken wäre hierbei auch stets die bisherige Praxis im Archiv wie die Struktur der eigenen Bestände. Eine zusätzliche Hoffnung in der Bewältigung der Masse mag zukünftig in Fachverfahren bzw. im Abgreifen von Metadaten bestehen, wie etwa das Beispiel Selesta in Baden-Württemberg zeigt.

Da die Auswahl der Bewertungsmethode letztlich stets vom Überlieferungsziel bestimmt ist, würde jede Diskussion, ob statistische Auswahlverfahren sinnvoll oder überflüssig sind, letztlich entweder auf eine Diskussion der Sinnhaftigkeit des jeweiligen Überlieferungsziels hinauslaufen, oder aber lediglich konkrete Einzelfälle thematisieren und die Frage, ob nicht eine andere statistische Methode besser zur Erreichung des konkreten Überlieferungsziels geeignet wäre. „Überflüssig“, also mit Bausch und Bogen zu verdammen, sind statistische Auswahlverfahren nicht. Es hängt im Einzelnen stets von der Überlieferungsdichte und der Varianz des Bestandes ab. Zu schlussfolgern ist daher, dass es durchaus möglich ist, Überlieferungsziele (auch plausible und gut begründete) vermittels statischer Auswahlverfahren und Samplebildung von Massenakten zu erreichen – nicht nur etwa als notwendiges Hilfsmittel zur Bewältigung von Masse, sondern vielmehr als eine zielgerichtete Methode zur Erreichung eines plausiblen Bewertungsziels. Dass eine möglichst repräsentative Dokumentation unserer Zeit, wie sie aus amtlichem und nicht-amtlichem Schriftgut hervorgeht und wie sie sicher häufig nur durch statistische Bewertungsmethoden erreicht werden kann, Teil eines solchen Ziels sein muss, macht statistische Auswahlverfahren weiterhin zu einem unverzichtbaren Instrument im Werkzeugkasten der Archive.

Hinweis: Der Beitrag beruht auf einem Essay, das im Fach „Überlieferungsbildung“ (Leitung  Irmgard Christa Becker) im Archivreferendariat entstanden ist.

 

[i] Viele interessante Anregungen zur Beantwortung der Fragestellung verdanke ich meiner Lektüre von Matthias Buchholz‘ Dissertationsschrift Archivische Überlieferungsbildung im Spiegel von Bewertungsdiskussion und Repräsentativität. Die 2. Auflage ist als 35. Band in der Reihe Archivhefte des LVR im Jahr 2011 in Köln erschienen. Einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Quellentypen, die wir als „Massenakten“ bezeichnen, bieten die vier Bände Unbekannte Quellen: „Massenakten“ des 20. Jahrhunderts. Untersuchungen seriellen Schriftguts aus normierten Verwaltungsverfahren, welche zwischen 2010 und 2019 vom Landesarchiv Nordrhein-Westfalen durch Jens Heckl (Abt. Westfalen) herausgegeben worden sind.

Ich möchte außerdem auf drei weitere interessante Texte hinweisen, die ich ebenfalls zu Rate gezogen habe:

1) Elke Koch, Kai Naumann, Jochen Rees et al.: Bewertungsautomat statt Autopsie: Sind jetzt zehntausend Akten in zehn Sekunden bewertet?, in: Archivar 70 (2017), pp. 173-177

2) Thomas Neukom: Gibt es gute Buchstaben? Untersuchung zur Eignung bestimmter Buchstaben für Klumpenstichproben, in: Archivar 67 (2014), pp. 64-67

3) Katharina Tiemann (Ed.): Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten – ein Praxisleitfaden für Kommunalarchive (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 31), Münster 2015

 

 

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