Tagungsbericht: Alte und neue Kontexte der Erschließung

 

26. Archivwissenschaftliches Kolloquium der Archivschule Marburg

am 20./21. Juni 2022

Erschließung ist nicht nur der Schlüssel zu allem, sondern befindet sich auch im Wandel: durch neue Nutzungsanforderungen im digitalen Umfeld, aufgrund der Frage nach dem Einsatz automatisierter Verfahren und als Folge der Frage nach der Partizipation von Bürger.innen. Deshalb widmete sich das diesjährige Kolloquium der Archivschule diesem Thema – coronabedingt in einer Hybridveranstaltung mit insgesamt rund 300 Teilnehmer.innen, die in den virtuellen und physischen Räumlichkeiten der Archivschule stattfand. Begleitend wurde die Veranstaltung auf Twitter kommentiert.

Der Marburger Oberbürgermeister Thomas Spies hob in seinem Grußwort hervor, dass es erst die Erschließung der mittelalterlichen Reinhardsbrunner Chronik gewesen sei, die die aktuelle 800-Jahr-Feier zur Ersterwähnung Marburgs als Stadt überhaupt möglich gemacht habe.

Zuvor hatte Irmgard Christa Becker (Archivschule Marburg) in ihrer Eröffnung das Themenfeld abgesteckt. Dabei warf sie unter anderem die Fragen auf, inwiefern Findmittel angesichts von unzähligen möglichen Fragestellungen den Erwartungen der Nutzer.innen entsprechen könnten, und wie detailliert archivische Erschließung sein solle. Sie wies außerdem darauf hin, dass es die Erwartung gebe, in Findmitteln auch Informationen dazu zu erhalten, wie Digitalisate oder digitale Archivalien mit digitalen Methoden ausgewertet werden könnten.

Jenny Bunn (National Archives London) widmete sich in ihrem Eröffnungsvortrag der Geschichte der Digitalisierung der Erschließung – und ihrer Zukunft. Sie ging dabei sowohl auf die digitale Präsentation von Erschließungsdaten als auch auf den Einsatz von Maschinen zur Informationsextraktion aus digitalem Archivgut ein. Der Rückblick auf die damals ersten, noch tastenden Schritte zu einer digitalen Präsentation von Erschließungsdaten zeigte unter anderem, wie die Abgrenzung von Daten zu Metadaten schwieriger wurde und wie die Technikaffinität der Archivar.innen stieg. In ihrem Schlussplädoyer „We need to resist the lure of datafication“ warnte Bunn davor, das Heil allein in immer mehr Metadaten zu suchen. In der anschließenden Diskussion wurde der Aspekt der Diskrepanz zwischen semantischer und digital-technologischer Erschließung vertieft.

Die erste Sektion des Kolloquiums thematisierte anschließend die Kontexte der Erschließung. Karsten Uhde (Archivschule Marburg) blickte auf die Geschichte der Erschließung in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts zurück. Die jahrzehntelang kaum geänderte Praxis der Verzeichnung sei erst in den 1990er Jahren durch die ersten Verzeichnungsprogramme und dann vermehrt ab ungefähr 2010 in Bewegung geraten. Seitdem werde die Aufarbeitung der Verzeichnungsrückstände angegangen, verbunden mit der Heranziehung von mehr Hilfskräften und einer Diskussion über Erschließungstiefen. Es gibt nun, so Uhde, eine „Vereinheitlichung, schon fast eine Normierung der Verzeichnung“, vorangetrieben u.a. durch die Einführung von Verzeichnungssystem und Normdaten. Uhde begrüßte diese Entwicklung und forderte – zusätzlich zu einer tiefen Erschließung – wie in Bibliotheken die Vereinheitlichung des verwendeten Sachvokabulars, „egal, ob ein Archivale heute oder vor 200 Jahren entstanden ist“. Erschließung müsse sich auch an den Bedürfnissen der Nutzer.innen orientieren, und diese suchten heute ganz überwiegend nach Stichworten, woraus sich für Uhde die Schlussforderung ergab: „Erschließung und Nutzung zusammen müssen die Archivalien so gut erschließen und präsentieren wie Amazon, Ebay und Google“.

Anschließend erläuterte Karsten Kühnel (Bundesarchiv – Lastenausgleichsarchiv, Bayreuth) die Bestandsbildung im Lastenausgleichsarchiv, die nach dem Kriterium der „funktionalen Provenienz“ vorgenommen wurde. Bereits bei Gründung dieses Archivs, eines thematisch ausgerichteten Zentralarchivs für die Lastenausgleichsverwaltung der Bundesrepublik, entschied man sich, bei der Bestandsbildung von der in Deutschland ansonsten obligatorischen institutionellen Provenienz zu Gunsten von vier an Gesetz und Ergebnis des Verfahrens orientierten Hauptgruppen abzuweichen. Das Ergebnis sei, so Kühnel, mit Ausnahme der wegen fehlender Laufzeitangaben für die Nutzer nicht transparenten Schutzfristprüfungen durchaus nutzungsgerecht. Wir sind in diesem Bereich der Erschließung in Deutschland also flexibler als gedacht, könnte man folgern.

Im dritten Vortrag der Sektion widmete sich Thomas Henne (Archivschule Marburg) einigen Rechtsfragen der Erschließung. Da die Verrechtlichung der archivischen Arbeit vom Nutzungsrecht ausging, seien die anderen archivischen Fachaufgaben noch vergleichsweise juristisch wenig entfaltet. Die Verpflichtung der öffentlichen Archive, zu einer Grundrechtsverwirklichung der Nutzer.innen beizutragen, führe nicht nur beim „Ob“ und „Wie“ der Erschließung zu einem Rechtsrahmen, sondern vor allem sei der juristische Schutz von personenbezogenen Daten in Findmitteln zu beachten. Da Findmittel wie Archivgut zu behandeln seien, müsse der Zugang zu sensiblen Erschließungsdaten jeweils auf der Grundlage des konkreten Vorhabens der Nutzer.in festgelegt werden. Henne forderte in diesem Zusammenhang, dass auch „Anträge ins Blaue“ von Nutzer.innen zugelassen werden müssten, und dass Archive auf die Möglichkeit, solche Anträge zu stellen, hinweisen müssten. Abschließend wies der Referent darauf hin, dass weitere Rechtsfragen der Erschließung beim nächsten „Forum Archivrecht“ der Archivschule Marburg am 17.10.2022 behandelt werden sollen.

Die zweite Sektion richtete den Blick auf die Erschließung in Medienarchiven sowie in benachbarten Gedächtnisinstitutionen, wie Museen und Bibliotheken. Mareike Petersen (Museum für Naturkunde, Berlin) stellte das Vorhaben ihres Hauses vor, die Sammlung des Museums konservatorisch zu sichern, zu erschließen, zu digitalisieren und zugänglich zu machen, nachdem in einem ersten Schritt mögliche Nutzungsszenarien identifiziert worden waren und zudem ein Minimalstandard für die Identifizierung der Objekte eingeführt worden war. Künftig soll es Nutzer.innen möglich sein, digitalisierte Objekte in einem im Aufbau befindlichen Datenportal des Naturkundemuseums zu annotieren. In der Diskussion kam unter anderem die Frage auf, auf welcher Stufe die Erschließung geschieht. Petersen stellte in diesem Zusammenhang den Begriff der „kuratorischen Einheit“ vor, die in der Regel ein ganzes Tier umfasst.

Danach beleuchtete Stephanie Bonsack (Archiv des Bayerischen Rundfunks, München) ein Einsatzfeld von Künstlicher Intelligenz bei der Erschließung; nämlich wie die Gesichtserkennung bei der Erschließung von Videomaterialien genutzt wird. Zum Einsatz kommt dabei das Tool „Deep VA“, eine Visual-Data-Mining-Plattform, die aufgrund des Medienprivilegs bei Personen des öffentlichen Lebens eingesetzt werden darf. Eindrückliche Beispiele zu Erfolgen und Problemen dieses „Video-Mining“ wurden ergänzt durch Erläuterungen, wie ein Training der Software erfolgt. Bonsack wies auch darauf hin, dass an KI-unterstützten Verfahren zur Erkennung von „landmarks“ (Gebäuden und Plätzen) sowie im Audiobereich an der Erkennung von Stimmen und Dialekten gearbeitet wird.

Wie die Deutsche Nationalbibliothek mit einer Software automatisch Medienwerke klassifiziert und sie indexiert, also Schlagwörter für sie vergibt, erläuterte anschließend Sandro Uhlmann (Deutsche Nationalbibliothek, Leipzig). Der Referent stellte das Toolkit „annif“ vor, ein Open-Source-Produkt, das jedes Schlagwort-Vokabular verwenden kann (zum Einsatz kommt insoweit u.a. die Gemeinsame Normdatei (GND)). Uhlmann erläuterte zudem den Unterschied zwischen lexikalischen Verfahren (Abgleich zwischen relevanten Termen eines Dokumentes und Termen eines kontrollierten Vokabulars) und assoziativen Verfahren (in einem Modell erlernte Deskriptoren eines kontrollierten Vokabulars werden mit Begriffen eines Dokumentes assoziiert).

Nach diesen Blicken auf andere Gedächtnisinstitutionen wandte sich die dritte Sektion der Erschließung von Archivbeständen durch Nutzer.innen zu. Jörg Voigt (Niedersächsisches Landesarchiv, Hannover) stellte das Repertorium Germanicum (RG) vor, ein Langzeitprojekt zur Erschließung der deutschen Betreffe in den päpstlichen Registern des späten Mittelalters. Da das Vatikanische Archiv die Register kaum erschließt, erfolgt ihre Erschließung durch Nutzer.innen, und darauf aufbauend gibt das Deutsche Historische Institut Rom seit 1916 (und heute in Kooperation mit dem Niedersächsischen Landesarchiv) das RG heraus. Voigt ging auf die Darstellungsmethoden im RG ein, die sich im Laufe der Geschichte des Projekts änderten, und verwies darauf, dass die bisherigen Erschließungsdaten 2012 online gestellt wurden. Zwar liegt nun im Hinblick auf die Namen eine Tiefenerschließung vor, allerdings seien die Angaben im RG „nicht ganz voraussetzungslos“, da die abgekürzten (und lateinischen) Angaben nicht für jedermann verständlich sind.

Wie kann ein großer Bestand von Theaterzetteln erschlossen werden? Markus Enzenauer (MARCHIVUM, Mannheim) präsentierte ein Crowdsourcing-Projekt, dessen Anlass die Corona-Pandemie war: Die ehrenamtlichen Mitarbeiter.innen konnten nicht mehr in das Archiv kommen und wurden durch das Projekt, das im Februar 2022 startete, zur Online-Erschließung gebracht. Dabei geht es um gedruckte Theaterzettel, die – zu Bänden gebunden – in den Reiss-Engelhorn-Museen in Mannheim verwahrt werden. Die rund 45 Freiwilligen, vor allem aus der Generation 50+, tragen durch ihre Tätigkeit auch zur Verankerung des Archivs in der Stadtgesellschaft bei. Enzenauer stellte auch die Qualitätskontrolle der Erschließungsdaten und andere Details des Projekts dar und machte deutlich, wie wichtig die Öffentlichkeitsarbeit für ein solches Projekt ist, um genügend Interessierte für die Mitarbeit zu gewinnen – beispielsweise wurde ein Marketingvideo mit einem Schauspieler des Nationaltheaters Mannheim gedreht.

Nelleke van Zeeland (Stadsarchief Amsterdam) berichtete anschließend über „10 Jahre ‚Vele Handen‘“. Die Erfolgsliste dieses niederländischen Citizen-Science-Projekts umfasst nicht nur 50 Millionen Transkriptionen, sondern auch Erschließungsleistungen wie das Taggen von Fotos. Zudem wird seit 2018 unter dem Motto „Crowd leert Computer lezen“ die Arbeit der Freiwilligen mit der KI-basierten Texterkennungs-Software Transkribus kombiniert. Damit verlagern sich die Aufgaben der Ehrenamtlichen mehr und mehr zur Qualitätskontrolle – was von manchen Freiwilligen geschätzt wird, wohingegen andere das eigenständige Lesen bevorzugen. Aus deutscher Sicht ist insbesondere die hohe Zahl dieser ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beeindruckend.

Mit der abschließenden Sektion kehrte die Tagung dann zu den digitalen Trends der Erschließung zurück. Michael Koltan (Archiv für soziale Bewegungen) berichtete über ein letztlich gescheitertes, aber lehrreiches Projekt: „Der digitale Archivar“ sollte in digitalisierten Archivalien – aufbauend auf einer Texterkennung mit einem OCR-Verfahren – selbstständig Personen, Orte und Körperschaften herausfiltern und Verknüpfungen mit entsprechenden Datensätzen in der Gemeinsamen Normdatei (GND) herstellen. Koltan schilderte, dass nicht nur die Qualität der eingereichten Digitalisate häufig nicht für die Weiterverarbeitung ausreichte, sondern dass auch die Datenqualität der GND nicht den Erwartungen entsprach: Es gebe hier zu viele „Knoten“, also einzelne Entitäten, und zu wenige „Kanten“, also Beziehungen zwischen den Entitäten. Der Referent erläuterte dies am Beispiel „Gerhard Schröder“: Schon beim bekanntesten der Träger dieses Namens seien die Ehefrauen („kaum weniger als bei Heinrich VIII.!“) in der GND nur unzureichend erfasst. Er machte deutlich, dass die eindeutige Identifikation von Personen mit Hilfe von KI für einen Wissensgraph wie Wikidata auf Beziehungen zu anderen Einträgen angewiesen sei. Koltan wies darauf hin, dass die Datenqualität bei Wikidata für die Zwecke des Projekts besser sei als in der GND, was zur Abschlussforderung führte: Einer staatlichen Förderung für einen Wissensgraph wie Wikidata.

Mirjam Sprau und Kevin Dubout (Bundesarchiv, Koblenz) stellten danach anhand der Themenportale „Weimarer Republik“ und „Wiedergutmachung“ vor, wie dort der Einstieg über Themenfelder und über 900 Schlagworte als kontrolliertes Vokabular möglich ist. Umgesetzt wird so der Anspruch: „Zugang ermöglichen heißt Erschließung verbessern“. Sprau und Dubout betonten, dass ein sensibler Umgang mit heute nicht mehr akzeptablen zeitgenössischen Begriffen nötig sei und zudem die Erschließung nicht einer „Meistererzählung“ folgen dürfe. Trotzdem sei auch das Provenienzprinzip weiterhin für die Erschließung wichtig, um ein angemessenes Verhältnis zwischen Erschließung im hergebrachten Sinne und Verschlagwortung zu finden.

Im abschließenden Vortrag von Christian Keitel (Landesarchiv Baden-Württemberg) ging es – wie im Eröffnungsvortrag – nochmals um die Funktion von Metadaten, diesmal jedoch weniger aus einer technischen Perspektive, sondern vorrangig mit einem Blick auf die Auswirkungen der Digitalität. Archivwissenschaft sei, so Keitel, eine „Reflexionswissenschaft“, die die Überlappungen von Findmitteldaten und Metadaten noch vertieft diskutieren müsse. Findmitteldaten seien ein Teil der Metadaten im digitalen Archiv; daneben gebe es eine Vielzahl von Metadaten, die für diverse Prozesse der digitalen Archivierung erhoben werden. Da die Anforderungen der Nutzer.innen an die Information über Archivgut sehr unterschiedlich seien und von der Fragestellung und der Methode abhängen, sei noch nicht abschließend geklärt, welche dieser Metadaten den Nutzer.innen künftig über Findmittel zur Verfügung gestellt werden sollen. Es sei sogar fraglich, ob dazu jemals verbindliche Regeln gefunden werden können. Um zu verdeutlichen, dass bei der digitalen Archivierung mehr Metadaten als bei der Erschließung analoger Archivalien benötigt werden, führte der Referent aus, dass früher der Grundsatz gegolten habe, man gebe keine Hilfe bei der Lektüre lateinischen Archivguts. Bei digitalen Archivalien sei das aber anders, man brauche zusätzliche Angaben, weil die Information sonst nicht verständlich sei. Keitel betonte zudem die Notwendigkeit der Abgrenzung von Archivalieneinheiten auch im digitalen Raum und wandte sich gegen Tendenzen, im digitalen Bereich alle Begrenzungen aufzulösen.

Die von Irmgard Christa Becker (Archivschule Marburg) moderierte Abschlussdiskussion führte die drei zentralen Themen der Tagung zusammen: Im Verlauf der Tagung wurde deutlich, dass es einen Trend zur Automatisierung und Standardisierung der Erschließung gibt, der fachlich vertieft diskutiert werden muss. In der Diskussion wurde zudem angesprochen, dass Erschließung immer auch zeitgebunden ist und diese Zeitgebundenheit sich auf die verwendete Begrifflichkeit auswirkt. Diesem Phänomen muss mit entsprechenden Lemmatisierungen und gegebenenfalls Erläuterungen begegnet werden. Als zweiter Punkt wurde herausgearbeitet, dass es spezifische Anforderungen an die Erschließung aus den Beständen heraus gibt, die berücksichtigt werden müssen. Rechtliche Zugangsbeschränkungen und spezielle Herangehensweisen an die Erschließung wie funktionale Provenienzen müssen für die Nutzerinnen und Nutzer erläutert werden. Diesen müssen auch Möglichkeiten aufgezeigt werden, wie sie Zugangshürden, z.B. rechtlicher Natur, überwinden können. In diesem Zusammenhang und bezogen auf den ersten Punkt spielt die Datenqualität eine wichtige Rolle. Hier werden Archive fachliche Kompetenz und finanzielle Mittel investieren müssen, um Recherchen komfortabel zu machen, auch um die Interessen der Nutzerinnen und Nutzer zu berücksichtigen. Da deren Zugang in der Regel von einer Fragestellung ausgeht und nicht von Provenienz und Tektonik, sind in künftigen Anwendungen für die Erschließung Thesauri und Schlagworte zu ergänzen. Damit können auch zeitbedingte Begrifflichkeiten recherchierbar gemacht und erläutert werden. In der Diskussion wurde angemerkt, dass Enthält-Vermerke auch schon bisher genutzt wurden, um spezielle Nutzerinteressen zu berücksichtigen. Für digitales Archivgut wurde die Überlegung vorgebracht, eine neue Kategorie von Metadaten einzuführen – Annahmen zur künftigen Nutzung –, da dies die Entscheidungen bei der Überlieferungsbildung transparent machen könne. Hinsichtlich des Bestrebens, heute nicht mehr akzeptable Begriffe bei Schlagwörtern durch andere zu ersetzen, wurde Transparenz gegenüber den Nutzer.innen gefordert: Denn es sei meist die Quellensprache, die den Forscher.innen bekannt sei.

Die Beiträge zur Tagung werden in einem Tagungsband publiziert, der im Jahr 2023 erscheinen soll.

########################

Dieser Tagungsbericht wurde erstellt in Zusammenarbeit mit Irmgard Christa Becker, Florian Lehrmann, Robert Meier, Christian Rausch und Karsten Uhde.

---

---