Signifikante Eigenschaften: Definition aus Sicht der Produzenten oder der Nutzer?

Einführung: Was sind signifikante Eigenschaften?

Mittelalterliche Pergamenturkunden können wir heute noch gut lesen und wissen genau, wie wir sie aufbewahren müssen, um sie auch für die nächsten Jahrhunderte zu erhalten. Jüngere Papierunterlagen weisen aufgrund der Materialzusammensetzung teilweise größere Schäden auf, sodass eine Massenentsäuerung in Kombination mit einer Ersatzdigitalisierung häufig ratsam ist. Insgesamt wissen wir über die Erhaltung analogen Schriftguts aber doch so viel, dass die Unterlagen mit den richtigen Maßnahmen zur Bestandserhaltung auch in der ferneren Zukunft noch nutzbar sein werden. Doch wie stellen wir eine möglichst lange Nutzungsdauer bei sogenannten „digital borns“, also digitalen Unterlagen unterschiedlicher Formate, sicher? Mit empirischen Methoden kommt man hierbei nicht viel weiter, da die Datengrundlage noch recht jung ist. Die ersten konkreten Überlegungen zur digitalen Langzeitarchivierung reichen zurück bis in die neunziger Jahre, Mitte der 2000er Jahre werden erste digitale Magazine in deutschen Archiven eingerichtet, doch noch heute verfügen nicht alle Archive über die Infrastruktur, digitales Schriftgut zu archivieren.

Aus den theoretischen Überlegungen, die seither diskutiert werden, kristallisierte sich ein Kernproblem heraus: Es herrscht Übereinstimmung darüber, dass Daten in archivfähigen, stabilen Formaten übernommen werden müssen. Doch auch diese müssen auf lange Sicht betrachtet irgendwann in ein anderes, zukunftsfähigeres Format migriert werden, um auf den Computern der Zukunft weiterhin nutzbar zu bleiben. Um den unvermeidbaren Daten- und Informationsverlust bei jeder Migration[1] auf ein verträgliches Minimum zu beschränken, sollen signifikante Eigenschaften des jeweiligen Informationsobjekts bereits im Rahmen des Bewertungsverfahrens festgelegt werden. Diese sollen denjenigen, die künftig für die Migration zuständig sein werden, darüber Auskunft geben, welche Eigenschaften auch im neuen Format zwingend erhalten bleiben müssen. Nach welchen Kriterien sollen nun aber die signifikanten Eigenschaften definiert werden?

Problematisierung: Signifikante Eigenschaften von Fachverfahren

Im Fall von gängigen Formaten wie Bild- und Textdateien in JPG, TIFF oder PDF dürfte es kaum eine Herausforderung darstellen, signifikante Eigenschaften zu benennen: Bilder sollen technische Eigenschaften wie Kontrast und Auflösung sowie die Farbdarstellung behalten; Texte sollen lesbar, durchsuchbar und adressierbar sein, um Informationen in ein anderes Dokument kopieren zu können. Oberste Priorität sollte dabei der Informationserhalt einnehmen, doch auch Auswertungsmöglichkeiten sollten durch eine Migration nicht verloren gehen. Generell sollte darauf geachtet werden, dass Authentizität und Integrität eines Informationsobjekts gewahrt werden. Nutzer und Produzenten werden sich bezüglich solcher Dateien jedenfalls einig sein, welche Anforderungen an künftige Formate gestellt werden müssen.

Schwieriger gestaltet sich die Situation bei der Übernahme von Datenbanken, die in manchen Fällen im Zusammenhang mit komplementär entstandenen anderen Unterlagen gesehen werden müssen. Hier stellt sich die Frage, in welcher Form man Daten aus einem Fachverfahren dem Nutzer zur Verfügung stellen will. Archiviert man die Daten genauso, wie auch die Verwaltung damit gearbeitet hat oder schneidet man die Daten bereits bei der Übernahme auf die Bedürfnisse des Nutzers zu? Man könnte sie zum Beispiel so abspeichern, dass sie einfach ausgewertet werden können, dafür aber bestimmte Informationen nicht mit übernommen werden. Dies wirkt sich wiederum auf die Bestimmung der signifikanten Eigenschaften aus, die im ersten Fall andere sein können als im letzten.

Abwägung: Nutzer- und Produzentensicht

Während in den 2010er Jahren immer mehr staatliche Archive digitale Magazine einrichteten, entwickelte sich ein Fachdiskurs über diese Frage, der bis heute andauert. Die Vertreter der Nutzersicht argumentieren, dass nur ein nutzerfreundlicher Zugang zu digitalen Unterlagen sichergestellt werden kann, wenn mögliche Nutzungsszenarien bereits bei der Bewertung eine Rolle spielen. In der Tat wäre es ärgerlich, wenn man Nutzern in hundert Jahren die Auswertung erschwert, weil die abgebende Stelle nur mit den aus einem Fachverfahren generierten PDFs gearbeitet hat und man daher die Datenbank als solche nicht archiviert hat. Aus diesem Grund ist die Vorgabe, bei digitalen Übernahmen eine möglichst breit angelegte, vielfältig auswertbare Datengrundlage zu schaffen, die verschiedenen Fragestellungen gerecht werden kann, durchaus sinnvoll.

Nicht von der Hand zu weisen sind allerdings auch die Gegenargumente derjenigen, die signifikante Eigenschaften aus der Produzentensicht bestimmen wollen. Sie führen an, dass Forschungsfragen der Zukunft nicht antizipiert werden können und somit niemand weiß, mit welchen Kenntnissen und Interessen künftige Nutzer das Archiv aufsuchen werden. Forschungstendenzen der kommenden Jahre lassen sich teilweise zwar durchaus absehen, doch lässt sich dieses Argument nicht mit dem Anspruch verknüpfen, Unterlagen für Nutzer der nächsten Jahrhunderte zu archivieren. Geht man dagegen von den Produzenten aus, spart man sich den unsicheren Blick in die Zukunft und wählt, so Kai Naumann, den für viele Archivare einfacheren Weg. Michael Puchta und Frank Bischoff bringen zudem das Argument an, dass eine stärkere Gewichtung der Nutzerinteressen einen tiefgreifenderen Eingriff in die Überlieferungsbildung bedeute. Es drohe die Gefahr, dass Archivare Archivgut in Form von Traditionen intentionell erschaffen anstatt wie bisher Überreste zu übernehmen. Dies ist durchaus einleuchtend, wenn man sich die Übernahme eines Fachverfahrens und dazugehöriger Sachakten vor Augen führt. Bei einer Archivierung aus Produzentensicht mag es genügen, die angebotenen Daten in archivfähige Formate zu migrieren und ansonsten unverändert ins digitale Magazin zu übernehmen. In diesem Fall lägen dem späteren Nutzer authentische Quellen vor, deren Übernahmeprozess sich nicht deutlich von dem analoger Unterlagen unterscheidet. Der Entstehungskontext, das Verwaltungshandeln und die Absichten des Produzenten bei der Erstellung der Unterlagen bleiben somit zwar nachvollziehbar, für eine unkomplizierte Auswertung sind die Daten jedoch vielleicht zu unübersichtlich und schwer zu erfassen. So mancher Nutzer würde sich vermutlich eine intensivere Aufbereitung der Daten und eine Zusammenstellung von Archival Information Packages (AIPs nach dem OAIS-Modell) wünschen, die es ermöglicht, daraus einfach auszuwertende Dismission Information Packages (DIPs) zu generieren. Dies könnte jedoch in der Tat dazu führen, dass der Archivar im Rahmen des Bewertungsverfahrens Archivgut formt, das in dieser Form nie als Verwaltungsschriftgut vorlag. Ein solches Vorgehen müsste detailliert dokumentiert werden, um die Authentizität der Unterlagen zu wahren und eine quellenkritische Auswertung zu ermöglichen. Letztlich lässt sich dieser Interessenskonflikt herunterbrechen auf die Frage, ob man einen nutzerfreundlichen Zugang zugunsten eines höheren Maßes an Authentizität erschweren sollte. An diesem Punkt sitzen Archivare zwischen den Stühlen, denn beides ist Sinn und Zweck öffentlicher Archive.

Rückblick: Die Bewertungsdiskussion vor 2000

Die Frage erinnert ein wenig an eine ganz ähnliche Auseinandersetzung, die den archivwissenschaftlichen Bewertungsdiskurs der Nachkriegszeit bis in die 1990er Jahre entscheidend prägte. Auch damals fragte man sich, für wen Archivare eigentlich Überlieferungsbildung betreiben. Archive stünden im Dienst der Verwaltung, sodass der Schwerpunkt der archivarischen Arbeit auf dem behördlichen Schriftgut und einer provenienzorientierten Erschließung liegen sollte – so etwa Angelika Menne-Haritz auf dem Deutschen Archivtag 1996 – während ihre eher an die Bedürfnisse der Nutzer denkenden Kontrahenten die Abbildung der ganzen Gesellschaft mithilfe von Sammlungsgut und Dokumentationsprofilen anmahnten und für eine engere Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Einrichtungen plädierten.

Mittlerweile hat sich der Servicegedanke in vielen Archiven durchgesetzt, sodass der forschende Nutzer nicht mehr als störender und von den eigentlichen Aufgaben ablenkender Faktor wahrgenommen wird. Archivische Sammlungen, also Schriftgut, das außerhalb von Behörden entstanden ist, werden nicht mehr in Frage gestellt, sondern als Ergänzung des Verwaltungsschriftguts begriffen. Auch eine an den Nutzerbedürfnissen orientierte Erschließung nach inhaltlichen Kategorien ruft heute keinen Widerspruch mehr hervor. Es hat sich gezeigt, dass das Provenienzprinzip nicht aufgegeben werden muss, um Archivlaien eine einfachere, intuitivere Recherche zu ermöglichen und dass sich eine authentische wie integre Überlieferungsbildung von behördlichem Schriftgut mit Nutzerfreundlichkeit verbinden lässt.

Lösung: Nutzer- und Produzentensicht zusammendenken

Lässt sich diese Erkenntnis nicht auf digitale Unterlagen übertragen? Letztlich geht es auch hier um nichts anderes als die Frage, wie weit Archive ihren Nutzern entgegenkommen können und sollten, ohne dabei die Registraturbildner aus den Augen zu verlieren. Die Interessen von Nutzern und Produzenten so klar voneinander zu trennen, als ob Archivare ständig gezwungen wären, sich zwischen einer dieser beiden Stakeholdergruppen zu entscheiden, führt nicht weiter. Stattdessen sollten beide Perspektiven zusammengedacht werden, denn de facto können auch die Produzenten als eine klar definierte, besondere Gruppe von Nutzern betrachtet werden. Auf diese Weise könnte eine Übernahmestrategie entwickelt werden kann, die allen gerecht wird. Aus der Praxis sind bislang ohnehin nur wenig Fälle bekannt, in denen sich die Interessen von Nutzern und Produzenten gravierend unterscheiden. Und auch dann ließen diese sich vermutlich miteinander verbinden. Daten könnten beispielsweise in zwei verschiedenen Versionen übernommen werden – entweder mit unterschiedlichen Inhalten einer Datenbank oder in verschiedenen Formaten – sodass den Bedürfnissen aller potentiellen Nutzern Rechnung getragen wird. Da Speicherplatz immer günstiger wird, sollte der zusätzliche Aufwand, den eine solche Maßnahme erfordert, zugunsten einer höheren Servicequalität gegenüber verschiedenen Nutzergruppen zumindest in Erwägung gezogen werden.

Bislang gibt es keine Erfahrungsberichte aus der Praxis über digitale Unterlagen, für die aus Nutzer- und Produzentensicht signifikante Eigenschaften festzulegen wären, die sich gegenseitig ausschließen. Natürlich kann es vorkommen, dass aufgrund von technischen Problemen mit der Aussonderungsschnittstelle ein Fachverfahren nicht im gewünschten Format gespeichert werden kann. Dass aber Behördeninteressen tatsächlich eine nutzerfreundliche Archivierung unmöglich machen, scheint – Stand jetzt – nicht vorstellbar.

Archivare sollten sich daher bewusst sein, dass verschiedene Ziele der Überlieferungsbildung sich nicht ausschließen müssen: Archivierung geschieht langfristig gesehen für den Nutzer und mit jeder Bewertung wird die Grundlage für die Quellen der historischen Forschung von morgen gelegt. Gleichzeitig agieren staatliche Archive selbstverständlich im Auftrag der Verwaltung, die sie in Belangen der Schriftgutverwaltung beraten und deren Schriftgut sie archivieren sollen. Beide Aufgaben müssen Hand in Hand gehen, damit sich daraus eine konsistente, transparente Überlieferung bildet, die den Ansprüchen der abgebenden Stelle ebenso genügt wie dem Forscher, der erst in vielen Jahren diese Unterlagen auswerten will.

Bei der Übernahme von „digital borns“ dürfte diese Aufgabe sogar noch einfacher zu bewerkstelligen sein als bei konventionellen Papierakten, deren Format sich nur mit erhöhtem Aufwand ändern lässt. Natürlich können diese auch mit Hilfe von Texterkennungssoftware digital nutzbar gemacht werden, doch stehen die Kosten für eine solche Maßnahme bei dem massenhaft vorliegenden analogen Schriftgut in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Digitale Unterlagen dagegen sind in ihrer ursprünglichen Form bereits auf vielfältigere Weise auswertbar und in unterschiedlichen Formaten speicherbar. Wählen Archivare für die Ablage im digitalen Magazin nun ein möglichst generisches Format, das später die Anpassung des Informationsobjekts auf die Fragestellung des Nutzers erlaubt, hätte dies gleich drei Vorteile: Erstens könnte so eine maximale Nutzerfreundlichkeit erreicht werden, da man flexibel auf Nutzerwünsche eingehen kann, ganz unabhängig davon, ob der Nutzer ein Wissenschaftler oder eine Behörde ist. Zweitens müssten Archivare insbesondere bei der Übernahme komplexer Fachverfahren noch nicht viele Gedanken auf die Nutzbarmachung verschwenden, sondern könnten diese auf den Zeitpunkt eines späteren Nutzerantrags auf Einsicht in diese Daten vertagen. Aus AIPs in stabilen, flexiblen Formaten können dann nutzerspezifisch zugeschnittene DIPs generiert werden. Viele AIPs werden vermutlich nie angefragt, sodass eine frühzeitige Festlegung auf eine Art der Nutzung unnötig Ressourcen kostet und andere, heute vielleicht gar nicht vorstellbare Möglichkeiten der Auswertung ausschließt. Zudem ließen sich, drittens, die Eingriffe in Datenmodelle von Fachverfahren reduzieren, wenn man die Nutzbarmachung nicht im Detail vorausdenkt. So könnte ein größtmögliches Maß an Authentizität der Daten sichergestellt werden.

Doch es muss auch klar sein, dass allein schon die Bewertung von Datenbanken, unabhängig von der Berücksichtigung von Nutzerinteressen, Informationsobjekte erzeugen kann, mit denen in der Behörde nicht gearbeitet wurde, die also kein originäres Verwaltungsschriftgut waren. Das ist beispielsweise der Fall, wenn durch die Kassation eines für unnötig befundenen Datenattributs einer Datenbank das Datenmodell verändert wird oder die Verknüpfung zwischen zwei Fachverfahren wegfällt, weil nur eines als archivwürdig bewertet wird. Dies ist einer der Unterschiede zu analogen Unterlagen, deren Originale durch die archivische Bewertung kaum Veränderung erfahren. Archivare müssen solche Maßnahmen natürlich dokumentieren, um dem Nutzer weitestgehend authentisches Archivgut vorlegen zu können. Nicht zielführend ist es jedoch, den Entstehungskontext der Unterlagen in den Mittelpunkt der Entscheidung über die zu erhaltenden Eigenschaften zu stellen und dabei spätere Nutzungsszenarien völlig aus den Augen zu verlieren. Was nutzt es dem Archiv, wenn es E-Akten in seinem digitalen Magazin speichert, die nur mithilfe von Metadaten aus einem komplementär geführten Fachverfahren verständlich sind, ohne dass vom Archivar bei der Erstellung von AIPs eine Verknüpfung zwischen diesen Unterlagen hergestellt wurde? Kein Nutzer könnte etwas mit diesen Daten anfangen, bloß weil der zuständige Archivar befürchtete, mit der Neuerschaffung eines Informationsobjekts die Authentizität der Quelle zu beschädigen. 

Fazit: Spannungsfeld zwischen Nutzerfreundlichkeit und Authentizität

Gleichwohl sollte die Festlegung signifikanter Eigenschaften weiterhin Bestandteil der Bewertungsverfahren sein. Grundlage hierfür sollte jedoch ein möglichst weitgefasster Nutzungsbegriff sein, um künftigen Nutzern verschiedene Auswertungsoptionen offenzuhalten. Dies gilt weniger für Objekte, deren Zweck von vornherein einleuchtet und sich auch nicht von Nutzer zu Nutzer unterscheiden wird, wie beispielsweise Textdateien oder einfach zu erschließende E-Akten. Lohnenswert scheint dies vielmehr für komplexere Datenbanken, die mit differenzierteren Methoden und Zielsetzungen oder im Zusammenhang mit weiteren Unterlagen wie E-Akten ausgewertet werden können. Parallel dazu sollten Archivare auch die Gesamtumstände im Blick haben, die immer abhängig von der jeweiligen Übernahme sind. Nur so lässt sich neben einer nutzerfreundlichen Handhabung der Unterlagen auch ihre Authentizität und Integrität mithilfe einer sauberen Dokumentation der archivarisch durchgeführten Veränderungen, der Produzentenabsichten und des Entstehungskontextes sicherstellen.

Wie von Naumann zutreffend ausgeführt wurde, werden je nach Inhalt und Form der Unterlagen mal die einen und mal die anderen Aspekte im Vordergrund stehen.[2] Mitgedacht werden sollten sie jedoch alle, sodass im Zweifelsfall abgewogen werden muss, wie man einen Mittelweg zwischen größtmöglicher Nutzerfreundlichkeit und der Wahrung von Authentizität findet, der beiden Zielen gerecht wird.

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[1] Neben der Migration besteht auch die Möglichkeit, insbesondere Software durch eine Emulation zu erhalten. Dieses Verfahren ist jedoch seit einigen Jahren im staatlichem Archivwesen zunehmend in den Hintergrund getreten und wird im vorliegenden Essay daher nicht thematisiert.

[2] Zurecht hat Naumann darauf hingewiesen, dass auch die Finanzierbarkeit und Angemessenheit der Maßnahme zur Langzeitarchivierung berücksichtigt werden müssen. Aus Platzgründen wurden diese Aspekte hier jedoch nicht weiter erwähnt.

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Der Text entstand als Essay zu einer archivwissenschaftlichen Fragestellung im Herbsttrimester 2021 in einer Veranstaltung von Frau Dr. Irmgard Christa Becker.

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